KI-gestütztes SDB-Management für ProductRoom

Schweizer Spitäler, Chemiegrosshändler und Hersteller verwalten tausende Sicherheitsdatenblätter, die von hunderten Lieferanten als 16-Abschnitts-PDFs, Scans, Portal-Exporte und E-Mail-Anhänge eintreffen — jeder Lieferant mit eigenem Layout, oft in unterschiedlichen Sprachen. EHS-Verantwortliche pflegten Netzlaufwerke und Excel-Listen, tippten Produktnamen und Gefahrenklassen ab und telefonierten Herstellern hinterher, sobald ein Blatt abzulaufen drohte.

Der Auftrag: das manuelle SDB-Archiv durch eine Plattform ersetzen, die jedes Layout einliest, alle Felder mehrsprachig durchsuchbar macht und die Bibliothek aktuell hält — ohne dass jemand sich Ablaufdaten merken muss.

ProductRoom ist die SaaS, die aus diesem Projekt hervorgegangen ist. Eine mandantenfähige Webanwendung mit rollenbasiertem Zugriff, einem KI-Backend für die Dokumentenverarbeitung, einer auf Compliance zugeschnittenen Such- und Filteroberfläche und einer Serviceebene, die Ablaufdaten überwacht und im Namen des Kunden mit Herstellern kommuniziert. SAPIENTROQ hat die Architektur entworfen, die KI-Extraktion implementiert, die Kundenanwendung gebaut und betreibt den Erneuerungsservice operativ.

Die Plattform akzeptiert SDB-Dateien in beliebigen Layouts — Lieferantenvorlagen, gescannte PDFs, mehrspaltige Designs und Portal-Exporte. Eine KI-Pipeline klassifiziert das Dokument, lokalisiert die standardisierten SDB-Abschnitte, extrahiert Identifikatoren, Gefahrenklassifizierungen, Zusammensetzung und Handhabungsangaben und normalisiert Einheiten und Bezeichnungen in ein typisiertes Schema. Mehrsprachige Versionen desselben Produkts werden automatisch verknüpft, damit Suchergebnisse konsistent bleiben — egal, in welcher Sprachversion das Blatt in der Bibliothek liegt.

Jedes SDB hat ein Ablaufdatum. ProductRoom überwacht diese Fristen kontinuierlich und stösst den Erneuerungsprozess an, bevor etwas veraltet. Das SAPIENTROQ-Team nimmt Kontakt mit dem Hersteller auf, bezieht die aktuelle Version, lädt die geprüfte Datei direkt in das Kundenkonto hoch und benachrichtigt den Compliance-Verantwortlichen. Der Kunde eröffnet kein Ticket — die SDB-Bibliothek erneuert sich selbst, mit vollständigem Ereignisprotokoll hinter jeder Erneuerung.

Wenn ein Produkt ohne Sicherheitsdatenblatt im Lager eintrifft, stellt der Lager- oder Einkaufsmitarbeitende direkt in ProductRoom eine Anfrage. Diese landet beim Operations-Team von SAPIENTROQ, das den Hersteller kontaktiert, die zurückgeschickte Datei prüft und sie ins Konto des Kunden hochlädt. Der Anwender erhält das geprüfte Blatt, ohne selbst nach einem Ansprechpartner suchen zu müssen, und die Anfragehistorie bleibt revisionssicher am Produkt hängen.

Das Onboarding übernimmt das SAPIENTROQ-Team: Account-Einrichtung, Migration der bestehenden SDB-Ordner in die Plattform, Rollen- und Berechtigungskonfiguration sowie Schulung der Compliance- und Lagerverantwortlichen. Nach dem Go-live entfallen Excel-Listen und Netzlaufwerke, monatlich gehen Stunden manueller Arbeit verloren, und das Chemikalieninventar bleibt im Einklang mit den aktuellen Sicherheitsvorgaben. Reale Schweizer Referenzkunden — ein Kantonsspital, ein Chemiegrosshändler und ein Hersteller — betreiben ihre tägliche SDB-Compliance heute auf ProductRoom.