HR-Dokumente automatisieren
HR-Dokumentenfamilien, die wir automatisieren
Lohnabrechnungen erfassen und archivieren
Monatliche Lohnabrechnungs-PDFs und gescannte Altarchive laufen in ein einheitliches Extraktionsschema: Brutto, Netto, AHV-/ALV-/NBU-Abzüge, Pensionsbeiträge, Bonuszeilen, Jahreswerte. Schweizerdeutsche Vorlagen der Lohnanbieter und mehrsprachige DE/EN/FR-Abrechnungen laufen durch dieselbe Pipeline. Das Ergebnis fliesst in das Lohnmodul des HRIS oder in ein strukturiertes Archiv.
Klauseln aus Arbeitsverträgen extrahieren
Verträge kommen als unterzeichnete Scans, digitale PDFs und Word-Exporte. Die Pipeline klassifiziert den Vertragstyp — unbefristet, befristet, Lehrvertrag, Praktikum, freie Mitarbeit — und extrahiert die Klauseln, die das HR tatsächlich abfragt: Eintrittsdatum, Probezeit, Kündigungsfrist, Lohnband, Arbeitszeit, Konkurrenzverbot, Ferienanspruch. Jede Feldangabe verweist auf die Seite im Vertrag.
Arbeitszeugnisse strukturiert ablegen
Schweizer Arbeitszeugnisse bleiben lange nach dem Austritt relevant. Die Pipeline extrahiert Arbeitgeber, Rolle, Tätigkeiten, Beschäftigungszeitraum und die Bewertungspassagen — und legt sie strukturiert zum Personalstamm. Bei einer späteren Referenzanfrage muss das HR das PDF nicht erneut lesen.
Arztzeugnisse und AHV/IV-Korrespondenz
Arztzeugnisse und AHV/IV-Schreiben kommen auf Papier von Praxen, kantonalen Stellen und Versicherern. Die Pipeline klassifiziert das Dokument, extrahiert das Abwesenheitsfenster oder die Fallnummer und leitet den Vorgang an die richtige HR- oder Lohnrolle weiter — ohne dass das HR Daten und Fallnummern abtippt.
Spesenbelege und Reisekosten
Spesenbelege — Restaurant, Taxi, Hotel, Treibstoff, Fremdwährungsrechnungen — laufen durch den zweistufigen Mistral-OCR-Pass und einen typisierten Extraktionsschritt: Lieferant, Datum, Betrag, MWST, Kategorie. Die Eingaben landen in der Freigabe-Warteschlange mit dem Originalbild zur Sichtkontrolle, bevor sie an die Lohnbuchhaltung gehen.
Neue HR-Familien als Konfiguration
Arbeitsbewilligungen, Schulungsnachweise, Mitarbeitergespräche, Elternzeit-Formulare, Bonusbriefe — jede neue Familie ist eine Konfigurationsaufgabe, keine Entwicklungs-Release. Die HR-Administration legt Kategorie, Feldblock und Prüfrolle an; die Pipeline übernimmt die neue Familie beim nächsten eingehenden Dokument.
Unser Vorgehen für HR-Dokumente
HR-Dokumentenaufnahme und HRIS-Mapping
Wir gehen den HR-Posteingang und das Scan-Archiv durch: welche Familien kommen herein, in welchem Volumen, über welche Kanäle (Anbieterportale, Postscans, E-Mail-PDFs, Mitarbeitende-Uploads). Jede Familie wird auf das Zielfeld im HRIS oder Lohnsystem abgebildet, das Extraktionsschema festgelegt, bevor Code entsteht.
Pilotfamilie in Produktion
Eine HR-Familie geht durchgängig live — meist Lohnabrechnungen oder Arbeitszeugnisse, je nachdem, wo der manuelle Aufwand heute am höchsten ist. Eingang, Two-Pass-OCR, Klassifikation, JSON-Extraktion, HITL-Oberfläche, HRIS-Übergabe. Der Pilot läuft auf Ihren echten Dokumenten, nicht auf Beispieldaten.
Rollenbasierte HITL für HR und Lohn
HR-sensible Felder und lohn-sensible Felder gehören selten in dieselbe Warteschlange. Wir binden die Prüfoberfläche an Ihre Rollen: HR-Generalist sieht Vertrags- und Zeugnisfelder, Lohnverantwortliche sehen Lohn- und Abzugszeilen, Vorgesetzte sehen nur, was sie freigeben. Jede Bearbeitung wird auf Feldebene protokolliert und ist dem Quelldokument zugeordnet.
Skalierung über den HR-Schrank
Sobald die Pilotfamilie stabil läuft, kommen weitere Familien als Konfiguration dazu: Schulungsnachweise, Arbeitsbewilligungen, Elternzeit-Formulare, Mitarbeitergespräche. Klassifikation, Extraktion und HITL erben das Verhalten aus dem Schema — kein Entwickler-Release pro Dokumenttyp.
Wir gehen den HR-Posteingang und das Scan-Archiv durch: welche Familien kommen herein, in welchem Volumen, über welche Kanäle (Anbieterportale, Postscans, E-Mail-PDFs, Mitarbeitende-Uploads). Jede Familie wird auf das Zielfeld im HRIS oder Lohnsystem abgebildet, das Extraktionsschema festgelegt, bevor Code entsteht.
Eine HR-Familie geht durchgängig live — meist Lohnabrechnungen oder Arbeitszeugnisse, je nachdem, wo der manuelle Aufwand heute am höchsten ist. Eingang, Two-Pass-OCR, Klassifikation, JSON-Extraktion, HITL-Oberfläche, HRIS-Übergabe. Der Pilot läuft auf Ihren echten Dokumenten, nicht auf Beispieldaten.
HR-sensible Felder und lohn-sensible Felder gehören selten in dieselbe Warteschlange. Wir binden die Prüfoberfläche an Ihre Rollen: HR-Generalist sieht Vertrags- und Zeugnisfelder, Lohnverantwortliche sehen Lohn- und Abzugszeilen, Vorgesetzte sehen nur, was sie freigeben. Jede Bearbeitung wird auf Feldebene protokolliert und ist dem Quelldokument zugeordnet.
Sobald die Pilotfamilie stabil läuft, kommen weitere Familien als Konfiguration dazu: Schulungsnachweise, Arbeitsbewilligungen, Elternzeit-Formulare, Mitarbeitergespräche. Klassifikation, Extraktion und HITL erben das Verhalten aus dem Schema — kein Entwickler-Release pro Dokumenttyp.
Warum diese Engine zum Schweizer HR passt
Schweizerdeutsche Toleranz ist eingebaut
Schweizerdeutsche Lohnbegriffe, kantonale Vorlagen und handgeschriebene Belege sind die Regel. Die OCR läuft in zwei Mistral-Durchgängen — Rohtext, dann Struktur — und die Prompts behandeln Schweizerdeutsch als DE. Französisch und Italienisch ergänzen wir über das Prompt-Register.
Rollenbasierte HITL trennt HR, Lohn und Linie
HR-Dokumente enthalten Felder, die nicht in eine gemeinsame Warteschlange gehören. Lohnzeilen gehören zur Lohnbuchhaltung, Vertragsklauseln und Zeugnistext ins HR, Abwesenheiten zur Linie. Die Oberfläche ist an Ihre Rollen gebunden, damit die Lohnverantwortliche kein versiegeltes Zeugnis sieht und das HR keine Lohnkorrektur freigibt. Jede Bearbeitung wird protokolliert.
Neue HR-Familien als Konfiguration
Der HR-Schrank wächst — Elternzeit-Formular diesen Monat, Schulungsnachweis nächsten. Kategorie, Feldblock und Feld sind administrative Modelle in derselben Engine hinter dem S001-Hub. Die HR-Administration legt die Familie an, definiert Pflichtfelder und Prüfrolle, die Pipeline übernimmt sie beim nächsten Eingang.
Datenresidenz in der Schweiz und der EU
HR-Daten unterstehen dem Schweizer Datenschutzgesetz und der DSGVO — oft beidem gleichzeitig. Wir deployen auf Schweizer, EU- oder on-prem-Infrastruktur, je nach Datenklassifikation. Für HR-Teams ohne Zugriff auf öffentliche Modell-Endpunkte hält der Apertus-Pfad die Inferenz auf Schweizer Servern.
Häufig gestellte Fragen
Schweizerdeutsche Lohnbegriffe werden auf OCR- und Extraktionsebene als DE behandelt. Das Prompt-Register hält die Varianten der Lohnanbieter — Abacus, eigene Hausvorlagen, externe Anbieter — als separate Prompts, die sich ein gemeinsames Extraktionsschema teilen. Das HR sortiert die Dokumente nicht nach Anbieter vor.
Eintrittsdatum, Probezeit, Kündigungsfrist, Lohnband, Arbeitszeit, Ferienanspruch, Konkurrenzverbot, Vertragstyp und die Vertragsparteien bilden das Standardschema. Spezifische Klauseln — Bonusformeln, rollenbezogene Anhänge — kommen über Konfiguration hinzu. Jede Feldangabe verweist auf die Vertragsseite, damit das HR vor der HRIS-Übergabe prüfen kann.
Die Pipeline schreibt über eine konfigurierbare Konnektor-Schicht. Abacus, SAP SuccessFactors, Workday und BambooHR sind die üblichen Ziele. Für ein eigenes HRIS oder eine hauseigene Lohn-Engine bilden wir das Extraktionsschema während der Discovery auf Ihre API- oder Datenbankfelder ab. OCR- und Modellschicht bleiben hinter dem Konnektor austauschbar.
Schweizer Infrastruktur, EU-Infrastruktur oder on-prem — entschieden nach Datenklassifikation, nicht als einheitlicher Standard. Schweizer Datenschutzgesetz und DSGVO-Konfiguration sind Teil der Deployment-Vorlage. Für HR-Teams, die keine Inhalte an öffentliche Modell-Endpunkte senden dürfen, hält der Apertus-Pfad die Inferenz auf Schweizer Servern.
Jeder Feldblock ist an eine Prüfrolle gebunden. Lohn- und Abzugsblöcke gehen zur Lohnbuchhaltung. Vertrags- und Zeugnistexte gehen ins HR. Freigabe-Blöcke gehen zu Vorgesetzten. Eine Lohnverantwortliche sieht keinen versiegelten Zeugnistext, ein HR-Generalist gibt keine Lohnkorrektur frei. Das Audit-Protokoll arbeitet auf Feldebene und ist dem Benutzer zugeordnet.
Ja. Digitale PDFs überspringen den OCR-Schritt und gehen direkt in die Extraktion. Gescannte PDFs und Bildanhänge laufen durch den zweistufigen Mistral-OCR — Rohtext zuerst, dann strukturiert — und anschliessend durch dasselbe Extraktionsschema. Gemischte Posteingänge sind die Standardannahme, kein Sonderfall.
HR-Inhalte liegen auf der Residenzstufe, die Sie wählen. Der Zugriff ist rollenbasiert auf Feldblock-Ebene, nicht nur auf Dokumentenebene. Jeder Lesezugriff und jede Bearbeitung wird protokolliert. Löschung und Aufbewahrung folgen Ihrer HR-Aufbewahrungsfrist und den Rechtsgrundlagen nach DSG und DSGVO. Wir tragen keine arbeitsrechtliche Zertifizierung — die Architektur fügt sich in Ihre bestehende Compliance-Position ein.
Konfiguration, kein Entwickler-Release. Die HR-Administration definiert Kategorie, Feldblock, Pflichtfelder und Prüfrolle im Admin-Modell. Die Pipeline übernimmt die neue Familie beim nächsten eingehenden Dokument. Dasselbe Muster trägt die Engine im S001-Hub auch in anderen Branchen.
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Roland Kurmann
CEO, SAPIENTROQ
